一段文员：发通知
用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品。并参加会议。
二段文员：抓落实
发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段文员：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段文员：勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段文员：细准备
发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段文员：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做个录音备份)。
七段文员：发记录
会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段文员：定责任
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段文员：做流程
把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个文员都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系!
